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[Tutorial] RGPD y Email Marketing: reconfirma el consentimiento de tus contactos

[Tutorial] RGPD y Email Marketing: reconfirma el consentimiento de tus contactos

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Este próximo 25 de mayo entra en vigor el nuevo reglamento europeo de protección de datos, RGPD. Muchos se preguntan cómo restablecer el consentimiento de sus destinatarios para poder continuar enviándoles emails. En este artículo te explicaremos cómo hacerlo y todo lo que debes tener en cuenta acerca de la RGPD en relación con el email marketing.

 

Email marketing: ¿Consentimiento obligatorio o no?

 

Antes de adentrarte en el tema, debes saber que no debes preocuparte si:

  • Ya tienes una prueba de su consentimiento (lista con doble opt-in con fecha, hora)
  • Si tienes “single opt-in”, pero cuentas con casillas de verificación.

 

Sin embargo, siempre es obligatorio informar a la persona que su dirección se utilizará con fines comerciales en el momento de la recolección y para permitir que se oponga.

Entonces, ¿cómo puedes seguir enviando newsletters a tu base de datos ya adquirida?

Este proceso necesita la creación de una campaña de email markeing así como un formulario de suscripción con el fin de reconfirmar una lista de contactos totalmente conforme con el RGPD.

 

Aquí, ampliaremos las diferentes obligaciones que el RGPD impondrá a las empresas. Para saber más, puedes consultar en los siguientes enlaces:

 

 

Utilizaremos Mailify Sunrise para ilustrar este tutorial.

 

El inicio

Comenzamos con algo de teoría para entender mejor el por qué lo hacemos.

Para estar conforme al RGPD, debes permitir a tus destinatarios que te den su consentimiento de manera voluntaria y consciente.

 

Si el envío de una simple newsletter con un call to action (CTA) de confirmación puede parecer suficiente, el reglamento europeo no se detiene ahí. Si tus destinatarios pueden validar su consentimiento por error clicando en tu mensaje, entonces no estás conforme.

 

Mailify permite  crear una campaña 100% coherente con la ayuda de un formulario de suscripción vinculado a un correo.

 

Para que lo entiendas, crearemos un email con un botón que te rediriga a un formulario (con información de contacto completa, casillas de verificación NO PRE-MARCADAS, condiciones,etc).

 

Utilizaremos Mailify en nuestro ejemplo, y para que el proceso funcione correctamente, comenzaremos por la creación de un formulario.

 

Crear tu formulario

La primera etapa consiste en crear un formulario.

Debe ser claro y explícito sobre el uso que hará de los datos personales del usuario.

 

Esto significa que debe contener:

  • Campos a rellenar (que pueden estar pre seleccionados)
  • Una casilla de verificación (no pre-marcada) indicando que el usuario te autoriza a enviarle correos (especifique el tipo)
  • Menciones que definen el marco de uso que haces de los datos (ver la guía de la AEPD sobre: Cumplimiento del deber de informar). Estas menciones son propias de cada empresa y de cada tipo de recolección de datos, no podemos proponer un ejemplo tipo. Ten en cuenta que si deseas solicitar el correo electrónico del contacto así como su número de teléfono, estas menciones deben estar adaptadas a cada dato recogido.
  • Una frase que indica que el usuario podrá darse de baja en todo momento, y cómo hacerlo.
  • Opcional: un enlace sobre tu política de confidencialidad y tus términos legales.

 

¿Cómo hacer un formulario RGPD en Mailify?

  • Para crear tu formulario RGPD, abre Mailify Sunrise y entra en la pestaña “Formularios y Landing Pages”.
  • Clica sobre “Crear” arriba a la derecha y escoge “Formulario”, después escoge “Formulario de suscripción / actualización de datos”.
  • Nombra tu formulario y selecciona la lista de contactos que será enlazada. Aquí, debes escoger la lista que comprende tus contactos cuyo consentimiento deseas actualizar. Esta lista debe contener todos los datos que tienes sobre ellos.
  • Configura tu formulario seleccionando los campos que deseas que aparezcan. Cuidado, si omites algunos campos, no podrás explotar esos datos en el futuro, incluso si ya tenías la información de estos contactos (en el caso de que no tengas la prueba del consentimiento previo).
  • En el apartado “Visualización”, escoge el tipo de visualización “Página Web”.

  • Crea tu formulario, ya sea a partir de un modelo existente, o a partir de cero.
  • Agrega la información mencionada anteriormente.
  • Opcional pero recomendable: en el menú “Comportamiento” a la derecha, clica “Verificación doble opt-in”. Esto permite enviar un último correo al usuario después de la validación del formulario con el fin de que confirme definitivamente sus informaciones.

A modo de ejemplo, podría ser un formulario así:

  • Una vez termines el formulario, mantente en el apartado “Publicación”. Escoge tu dominio si tienes uno en Mailify, después clica en “Publicar”.
  • Clica enseguida sobre “Promocionar el formulario” y escoge “Por email”, después pasa a la siguiente etapa: la creación de tu email RGPD.

 

IMPORTANTE: no te olvides de rellenar el campo “Yo acepto recibir…” obligatorio para validar el formulario.

 

Crear tu email

La segunda parte de tu campaña de reconfirmación de email marketing consiste en crear un email en el que solicites a tus contactos existentes rellenar el formulario realizado previamente.

 

Clicando sobre el botón “Promover” al final de tu formulario, se creará automáticamente un email.

 

  • Selecciona tu lista de contactos.
  • Crea tu email: hazlo simple. Preguntales simplemente si quieren continuar recibiendo tus informaciones, siendo lo más transparente posible: menciona la periodicidad de tus envíos, el tipo de contenido que recibirán, argumentos en favor de tus informaciones…

 

Al final, así es como se vería tu email:

Tu email debe contener el botón de acción para permitir al lector validar su consentimiento. Este botón redirigirá automáticamente al formulario creado previamente.

 

Hay que tener en cuenta que las informaciones que ya tienes sobre tus contactos se completarán previamente para cada destinatario.

 

Si el usuario modifica un campo (para actualizar sus datos personales), éste se actualizará automáticamente en tu lista.

 

Recuperar tu archivo conforme al RGPD

Tu campaña de reautorización está lista. Sólo falta enviarla a tus contactos para que puedan dar su consentimiento rellenando tu formulario.

 

Ya que tu campaña está vinculada a tu lista de contactos, esta última se actualizará automáticamente tan pronto como alguien valide el formulario.

 

Para saber cuáles de los contactos han dado su consentimiento, vete a tu lista de contactos:

  • Clica sobre “Columnas”
  • Comprueba la columna “Última modificación”

 

Entonces obtendrás la fecha y la hora en la que el contacto ha dado su consentimiento. Si esta columna está vacía o es la misma que la fecha de creación (o antes de la fecha en la que se envió su campaña), entonces el contacto no ha dado su consentimiento.

 

También puedes usar la columna correspondiente a los campos obligatorios de tu formulario para ver los contactos que han aceptado recibir tus informaciones. Si esta columna está vacía, no han rellenado el formulario.

 

Espera unos días, después selecciona todos aquellos que no han rellenado el formulario, y suprímelos. Sí, es importante comenzar desde una base de datos propia y limpia. Y en caso de control, se puede culpar a los destinatarios no opt-in.

 

Tu base de datos ahora es legal al 100% conforme a los reglamentos del RGPD.

Observación: piensa en exportar tu nueva base de datos y guardarla en una carpeta aparte, en caso de un posible control. Añade a esta carpeta un ejemplo de tu email y tu formulario para tener a mano todas las pruebas de los consentimientos y de los procesos que has llevado a cabo para obtenerlos.

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